¿Sabías que en los proyectos que se organizan en base a las metodologías ágiles se ahorra un tercio del tiempo y se evita muchísimo desperdicio? Hoy te contamos todos los secretos del agilismo, cómo aplicarlo a tu empresa y las diferentes metodologías que existen.
¿Qué es el agilismo?
Las metodologías ágiles o el agilismo se trata de un método que nos permite trabajar en un entorno con un alto nivel de incertidumbre y de desconocimiento, de forma que todo lo que hagamos aporte el máximo valor posible utilizando el mínimo esfuerzo y manteniéndonos abiertos al cambio.
Estas metodologías desafían a las metodologías más tradicionales, como por ejemplo, las basadas en el fordismo. Aquellas metodologías eran sistemas de trabajo muy eficaces para mercados predecibles, pero en el mundo actual, y más aún en el área online, la incertidumbre es inevitable, por lo que, disponer de una metodología de mejora constante que nos permita adaptarnos a los cambios es fundamental.
Cómo aplicar las metodologías ágiles a tu empresa
En un mundo lleno de incertidumbre debemos asimilar que las metodologías tradicionales ya no nos sirven. Es hora de cambiar, y a continuación, te contamos cómo.
Cómo hemos comentado antes, las metodologías ágiles son perfectas para los entornos con un alto nivel de incertidumbre, por lo que se trata de trabajar de forma iterativa e incremental. Esto significa que primero debemos hacer una aproximación de lo que vamos a conseguir y cuál es el valor que esto le ofrecerá a nuestro/a cliente/a. A continuación, tendremos que definir el "para qué" necesita eso el/la cliente/a e ir creando el producto de manera incremental saciando sus necesidades y aportándole el valor que necesita. Para ello, cada poco tiempo tendremos que ir entregando algo que tenga valor, pero que no sea el producto final. Es decir, que sea un producto que podría poner el el mercado si quisiera pero que vamos a mejorar. De esta forma, podremos ir mejorando poco a poco, hasta finalmente obtener el producto que el/la cliente/a quiere y necesita.
Para lograr esto, debemos trabajar por ciclos cortos que nos permitan ir entregando al cliente la mejora cada cierto tiempo, logrando así el feedback constante del/la cliente/a y del equipo e ir mejorando el producto acorde a las necesidades de cada uno/a.
Los beneficios de utilizar metodologías ágiles
Son muchos los beneficios que nos ofrece el agilismo, sin embargo, podríamos dividirlos en dos grupos grandes grupos: los beneficios para el/la cliente/a y los beneficios para la organización.
Los beneficios para el/la cliente/a:
Tradicionalmente cuando un/a cliente/a firma un acuerdo, firma un acuerdo en el que ya está predefinido que es lo que obtendrá al final del proceso, tomando el riesgo de que finalmente eso no sea lo que realmente necesita. Sin embargo, las metodologías ágiles tienen una visión dirigida a crear valor, por lo que, se basan en ir descubriendo poco a poco lo que el/la cliente/a necesita y detallando todo aquello que cubra sus necesidades, evitando el riesgo de tomar una decisión predefinida al principio del proceso y reduciendo la incertidumbre.
Además, se trabaja en periodos cortos que nos permiten mostrar a el/la cliente/a los avances realizados en ese sprint, recibiendo su feedback y haciendo los cambios oportunos a tiempo. Así, finalmente, en la entrega del producto final el/la cliente/a logra obtener lo que realmente necesita y el valor que busca.
Otra de las ventajas es que en el agilismo se trabaja por ciclos, por lo que, al/a cliente/a se le venden ciclos. Los clientes tienden a tener un presupuesto muy determinado, con un alcance determinado y un objetivo de calidad definido. En estos casos, una vez definido el valor final que quiere alcanzar, se determinan un número de ciclos de trabajo para lograrlo y al/a cliente/a se le venden esos ciclos. De este modo, ciclo a ciclo se va generando un valor determinado para alcanzar ese valor final, siempre ofreciendo un producto mínimo viable que ya de por sí se podría emplear si así lo quisiera. De esta forma, si en medio del proceso, el/la cliente/a decide que ya ha alcanzado el valor que necesita, puede parar el proceso; o en el caso contrario, si al finalizar el proceso quiere continuar mejorando y generando más valor siempre existe la posibilidad de continuar con más ciclos.
Finalmente, otra de las ventajas es que en el agilismo es que vamos definiendo cada vez con más exactitud lo que queremos y el/la cliente/a puede descubrir otras cosas que le interesen más y cambiar su objetivo por uno mejor.
Los beneficios para la organización:
A nivel de organización, la forma de trabajar también es distinta a la tradicional, ya que, en lugar de trabajar por proyectos se trabaja por equipos. Estos equipos son equipos multidisciplinares, puesto que se necesitan personas de diferentes disciplinas para lograr un objetivo final. Por este motivo, no se agrupan a las personas por disciplinas, sino que, todo el equipo se une para alcanzar un mismo objetivo. Además, de esta manera se logran muchas cosas positivas, como por ejemplo:
El método KANBAN
El método Kanban es un método muy visual que se basa en una serie de conceptos que trataremos a continuación:
Eliminar el desperdicio
El método Kanban se basa en la idea de eliminar el desperdicio, es decir, "todo lo que no suma resta". Se trata de eliminar todo lo que supone un obstáculo o no sirve para nada, para así, poder centrarte en hacer aquellas cosas que realmente aportan valor.
La transparencia
Esta metodología busca que todo el mundo sepa todo lo que se está haciendo en todo momento. Se trata de tener una especie de tablones en el que cada persona pone lo que está haciendo y en qué proceso está; si está listo para empezar, en proceso de construcción o si está ya terminado.
Terminar para empezar
Se trata de terminar unas tareas antes de comenzar otra para no perder el foco. Para lograrlo, se establece un número de tareas máximo que pueden estar empezadas y sin acabar. De este modo, nos aseguramos de que no se empiecen cosas nuevas si las anteriores no están terminadas. Además, logramos fomentar la colaboración, ya que no importa quien termine cada tarea, por lo que los/las compañeros/as se ayudan entre sí para terminarlas y poder seguir avanzando.
Limpia y ordena
"Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar". No dejes la basura en medio ni generes lo que llamamos deuda técnica; Es mucho más eficaz dejarlo todo limpio. Así, a la hora de trabajar no perderemos el tiempo buscando cosas. De lo contrario, tardaremos mucho más tiempo buscando dónde está cada cosa que el tiempo que no hayamos ahorrado previamente.
Cuando hay un error se para el proceso
Cuando hay un error en el proyecto debemos parar el proceso, corregir el error y seguir avanzando. Si no lo hacemos así, no solo dejaremos que el error se esconda, sino que, además, será peor en un futuro.
El método Scrum
Esta metodología adopta elementos de la metodología Kanban, y se basa en la idea de que en situaciones de alta incertidumbre un equipo debe ser de alto rendimiento y poder trabajar cómo una única unidad. De esta manera, el equipo colaborará entre si para sacar adelante lo que más valor aporta, basándose en dos principales conceptos: la eficacia y la eficiencia.
La eficacia se trata de aportar el máximo valor posible. Para ello, nombramos a una persona, el/la product owner, que será la encargada de hablar con el cliente y sacar cuáles son aquellas cosas le aportan valor, a las que llamaremos historias de usuario. Éstas historias de usuario se definen con visión de negocio y se ordenan en base a la prioridad. Después, más adelante, se definiremos técnicamente que debemos alcanzar para cumplir con esas historias de usuario, y si es necesario, las dividiremos en pedazos.
La eficiencia está relacionada con la metodología Kanban y se trata de eliminar el desperdicio, para que el equipo trabaje de la mejor manera posible. Para ello, debemos quitar los obstáculos, logrando que el equipo sea más óptimo, generando valor con el mínimo esfuerzo posible. La persona que se encarga de que esto se cumpla es el/la Scrum Master, que es la persona que educa sobre la metodología y elimina los obstáculos.
Por otro lado, el equipo define cuál es la dificultad de las cosas, ya que son quienes van a ejecutar, y en esta fase no toman parte ni el Product Owner (PO) ni el Scrum Master. Se trata de organizarse por ciclos y que el equipo decida cuales son las cosas que se van a hacer en cada ciclo, después de que el product owner haya definido la prioridad de lo que le aporta valor al/a cliente/a.
En resumen, el/la product owner habla con el/la cliente/a y se sacan las historias de usuario, que son aquellas cosas que le aportan valor al/a cliente/a. Después, establece su prioridad y a continuación, el equipo define la dificultad de cada una de ellas y decide cuantas se realizarán en ese ciclo o sprint. Mientras tanto, el/la Scrum Master se encarga de controlar que se cumpla la metodología y de eliminar los obstáculos. Finalmente, en lo que respecta al equipo internamente, se reúne cada día en una reunión de aproximadamente 15 minutos en las que se ve como va el trabajo, que es lo que se hizo ayer, que es lo que se va a hacer hoy y si ha habido algún problema.
El método Pomodoro
Podríamos decir que la técnica o metodología Pomodoro es similar a la metodología Scrum pero aplicada a lo personal.
Se trata de ser óptimos/as dividiendo nuestro tiempo en tramos cortos y enfocarnos en lo que estamos haciendo en cada momento. Para ello, el primer paso es ordenar nuestro día y decidir que vamos a hacer estableciendo prioridades. Es recomendable poner lo que más nos va a costar hacer lo primero en el día, para así, evitar la procrastinación. Después, debemos estimar en pomodoros el tiempo que nos va a llevar cada tarea, teniendo en cuenta que un pomodoro son 25 minutos, siendo el tiempo aproximado en el que logramos estar concentrados/as de manera intensa en una tarea.
Lo que propone esta metodología es trabajar por tramos de 25 minutos en los que debemos concentrarnos intensamente en una tarea e ignorar todo lo demás. No debemos coger ni llamadas, ni responder mensajes ni notificaciones; de eso ya nos ocuparemos cuando termine el pomodoro. Cuando finalicen los 25 minutos debemos descansar 5 minutos para que nuestra mente se despeje y poder responder a las notificaciones. Así, cuando hayamos realizado cuatro pomodoros, que son 2 horas, tomaremos un descanso de 20 minutos.
Si utilizamos esta metodología conseguiremos aumentar nuestra eficiencia, enfocando nuestro esfuerzo a una única tarea en cada momento, y dejando de saltar de una tarea a otra logrando reducir nuestro estrés. Además, lograremos tener el control de nuestro tiempo, realizando lo que es verdaderamente importante en el día, sin perdernos con distracciones.
Consejos para aplicar metodologías ágiles