“¿Tienes un momento? Sólo serán 5 minutos”. ¡No! Las interrupciones, por breves que sean, lastran la productividad de las personas. Según un estudio de la Universidad de California, si bien los paréntesis para atender otras cuestiones duran de media 11 minutos, se necesitan 25 para volver al nivel previo de concentración. Todo un desperdicio de tiempo.
Recientemente he preguntado en Linkedin cuál es la rutina que sigue mi comunidad con el correo electrónico. Prácticamente todas las personas que han respondido dicen tenerlo abierto todo el día. ¿Te imaginas la cantidad de interrupciones que esto supone en toda la jornada?
El correo electrónico no es el teléfono ni es WhatsApp; no es una herramienta para avisar de algo urgente ni es el espacio para mantener una conversación. Tampoco es un lugar en el que almacenar documentos ni información importante, pero eso es harina de otro costal.
Te propongo adoptar las siguientes medidas para racionalizar el uso del e-mail y así optimizar tu tiempo de trabajo:
1.- No empieces el día mirando el e-mail
Al llegar a la oficina, revisa la tarea que más valor pueda aportar y ponte a trabajar en ella. Mirar el correo electrónico nada más sentarte delante del ordenador, y qué digamos hacerlo mientras desayunas o estás en el transporte público, podría presionarte y condicionar las tareas que pudieras realizar en las primeras horas del día. Por lo general, si has descansado la noche anterior, ésta será la parte de la jornada más productiva.
2.- Selecciona 2 o 3 momentos para revisar el e-mail a lo largo de la jornada
Si ocurre algo realmente urgente o necesitan algo importante de ti, no te preocupes, te llamarán por teléfono. Selecciona 2 o 3 momentos en los que revisar el correo electrónico, contestar los mensajes o extraer posibles tareas a realizar. Un buen momento puede ser antes del mediodía, cuando, por lo general, ya habrán respondido tus e-mails del día anterior, y otro después de comer, para revisar los mensajes recibidos durante el resto de la jornada. En caso contrario no sólo te interrumpirán a lo largo de toda la jornada laboral, sino que además terminarás sobrecargándote de trabajo con tareas no planificadas ni priorizadas.
3.- Reduce el número de e-mails
El e-mail no es una herramienta óptima para trabajar: los datos importantes terminan perdiéndose en cadenas de respuestas, los correos más antiguos acaban ilocalizables y tienes todos los boletos para confundir diferentes versiones de documentos adjuntos. Habla con tu clientela para comenzar a emplear herramientas de mensajería y almacenamiento en la nube pensadas para el entorno profesional, como por ejemplo, Teams.
Además, puedes aplicar los siguientes consejos:
- Evita los correos innecesarios como los e-mails de agradecimiento. Nadie pondrá en duda tu buena educación y sin embargo, evitarás generar ruido en la bandeja de entrada de tu equipo y clientela.
- Si tienes que enviar varios correos sobre diferentes temas a una sola persona, agrúpalos en un único e-mail o, mejor aún, llama por teléfono.
- Si recibes un e-mail con una consulta que puedes resolver en menos de 2 minutos, no la pospongas y responde.
- Mantén tu bandeja de entrada vacía. El correo electrónico no es un listado de tareas pendiente.
4.- Desactiva las notificaciones
Concéntrate en el trabajo y descansa fuera de él. Aunque no tengas intención de atender los correos electrónicos, leer las notificaciones ya es de por sí una interrupción: probablemente te harán recordar un asunto pendiente, comenzarás a pensar en una solución a una tarea distinta o simplemente te preguntarás qué es lo que quiere esa persona que te acaba de escribir.
Es importante que desactives las notificaciones del correo electrónico no sólo en el dispositivo en el que trabajes habitualmente, sino en todos aquellos en los que tengas instaladas cuentas profesionales. Por ejemplo, en el móvil, que deberías dejarlo boca abajo o en un cajón para evitar que te despisten las señales luminosas. Recuerda, si está a punto de “morirse un gatito”, te llamarán.
5.- Emplea el “CC” de forma racional
Enviar un e-mail y poner en “CC” a media empresa es generar ruido innecesario. La mayoría de las personas que no se sientan interpeladas directamente por ese mensaje no lo leerán o apenas lo mirarán por encima. De hecho, conscientes de ello, hay personas que pueden llegar a abusar de esta función para posteriormente emplearlo como justificante ante posibles errores y eximirse de culpa.
Si tienes que tratar por escrito con una persona un tema que incumbe a tu equipo, háblalo, y una vez que llegues a un punto clave, convoca una reunión para compartir las ideas, resolver dudas y acordar próximos pasos. Si por el contrario varias personas necesitan compartir ideas, convoca una videoconferencia. Si no, sus propuestas acabarán perdiéndose en un hilo interminable de mensajes.
La técnica del pomodoro
¿La forma de trabajar de tu clientela o de tu propio equipo te arrastra hasta el punto de no poder poner en práctica estos consejos? ¿El correo electrónico es el menor de tus “ladrones de tiempo”? La técnica del Pomodoro es la solución para que puedas incrementar la productividad y aprovechar el tiempo que estás delante del ordenador.
La técnica del pomodoro es un método de gestión del tiempo ideado por Francesco Cirillo en la década de los años 80. Este italiano, que por aquel entonces estaba estudiando, se dio cuenta de que cuando llevaba un buen rato hincando los codos, acababa por distraerse y perder el hilo. Así, decidió probar a concentrarse en sus libros durante un periodo breve de tiempo y tomarse un pequeño descanso después. Para medir el tiempo empleó un temporizador de cocina con aspecto de tomate. Así nació la técnica del pomodoro, “tomate” en italiano.
Para aplicar la técnica del pomodoro a tu trabajo diario, elige una tarea y ciérrate un intervalo de 25 minutos. Durante ese tiempo no podrás mirar el e-mail, el WhatsApp, atender peticiones de tu equipo, participar en conversaciones o acudir al baño. Nada que no sea realizar el trabajo en el que has decidido concentrarte. A este tiempo de concentración se le denomina “pomodoro”. Una vez finalizado, tómate 5 minutos de descanso.
Cuando hayas realizado cuatro “pomodoros”, es decir, al cabo de dos horas, reduce el tiempo de concentración de 25 a 20 minutos e incrementa el tiempo descanso de 5 a 10 minutos. La capacidad de concentración decrece a medida que avanza la jornada laboral por lo que los descansos son fundamentales, ¡no te los saltes!
